Quand on a une société, nous pouvons avoir un grand nombre de documents importants. Que cela concerne la gestion de l’entreprise, les comptes ou bien tout simplement les salariés. Il ne faut rien mettre à la poubelle.
Cependant, après des mois et des mois, lorsqu’on a une société, nous savons qu’il peut commencer à être difficile de pouvoir tout garder. C’est pourquoi, nous allons donc voir ensemble quelles sont les solutions possibles pour pouvoir ranger les documents importants.
Une box pour stocker ses documents.
En effet, le choix qui est le box de stockage, une solution pour ses archives peut être une bonne idée. Cela vous permet donc d’avoir un endroit sécurisé pour pouvoir y mettre un grand nombre de documents. Il vous faudra tout simplement choisir la taille du box. Sachez que ce n’est irréversible, vous pouvez très bien prendre plus grand, par la suite, si vous en ressentez le besoin. C’est le moyen le plus efficace et le plus sur pour des documents importants.
Si vous avez également besoin d’avoir accès à ses documents, vous y avez le droit et cela comme vous le souhaitez. Ce n’est pas comme des documents que l’on place à la banque où l’accès peut être plus difficile, par exemple. Vous pouvez donc aller et venir dans votre box pour pouvoir y prendre ou y mettre des documents comme cela vous chante !
Vous en trouverez dans les grandes villes, il suffit donc de regarder sur internet afin de pouvoir avoir une idée d’où vous pourrez mettre vos archives !
Le stockage dans un ordinateur sécurisé.
Ou dans une clé USB que l’on garde précieusement. C’est vrai que c’est une idée qui paraît, du moins, plus moderne qu’une box de stockage. Il peut être utile pour les archives dont vous avez besoin régulièrement. Cela peut vous permettre donc d’éviter de devoir aller à votre box pour récupérer un document qui vous sert tous les jours. C’est un petit gain de temps. Il n’est par contre pas réellement judicieux de faire cela pour des documents très importants voir confidentiels. Comme vous le savez sûrement, les grandes entreprises sont souvent victimes de piratages et donc vos données le seront également. Ce n’est malheureusement pas si rare que cela, surtout si vous avez, en face de vous, des concurrents peu scrupuleux.
La corruption et le piratage existent bel et bien et c’est pourquoi il est préférable de s’en protéger. De plus, il est très important de pouvoir garder les originaux de certains documents importants. Le fait que ceux-ci soit scannés ne sont plus originaux et n’ont donc plus la même valeur.
Comme vous pouvez donc le voir, vous avez plusieurs choix, pour pouvoir stocker vos documents. Je vous conseille donc la clé USB ou votre ordinateur pour les documents quotidiens qui peuvent être utile, mais pour les documents importants ainsi que pour les archives, il est préférable de les mettre dans un lieu sûr tel qu’un box de stockage ! Vous assurez une certaine sécurité de vos documents, mais aussi un bon rangement !