L’organisation d’une réception en extérieur à Paris n’est pas une mince affaire, car il y a beaucoup de travail à faire. Pour éviter les soucis et les paniques au dernier moment, une bonne préparation s’impose. Alors, trouvez dans ce mini-guide les meilleurs conseils pour réussir une organisation de réception en extérieur.

Préparer la liste de toutes les choses à faire :

La prévision est la meilleure stratégie pour tout anticiper. Donc, l’établissement de la liste de toutes les tâches à réaliser est la première étape à faire. Cette liste permettra d’établir le calendrier de réalisation ainsi que le budget. Voici quelques suggestions de taches à faire :

  • Établissement de la liste des invités
  • Préparation et distribution des invitations
  • Recherche et identification du lieu de réception en extérieur à Paris (chez soi ou location)
  • location tente de réception Paris
  • location vaisselle, chaises, tables, tente de réception et barnum.
  • location de voiture sur la région Parisienne
  • recherche d’autres prestataires de services (décorations, dragées, restaurations, boissons, animations, photographe professionnel)

Il est possible que l’établissement de toute la liste ne puisse se faire en une journée, l’important est de pouvoir enregistrer la liste sur un ordinateur ou dans un cahier ou agenda.

Établir le calendrier de réalisation :

La plupart des gens ne trouvent pas la nécessité d’établir un calendrier pour organiser un événement ou une fête. Ils peuvent se tromper, car sans la liste et sans le calendrier, le risque d’oubli devient grand. Une réception ne se résume pas seulement à la journée de réception, elle commence depuis la préparation jusqu’à la fin de la réception. L’établissement du calendrier est donc important. Il s’agit d’une méthode simple et facile à faire pour bien organiser la réception. Mais avant cela, il est important de répartir les tâches de la liste en plusieurs sous-tâches. Par exemple la préparation et la distribution des invitations nécessitent l’établissement d’un modèle et du contenu, l’impression des invitations, la distribution. Une fois que cette étape est terminée, alors vous pouvez dresser le calendrier en affectant chaque tâche et sous tâche à des dates.

Monter le budget :

À partir des informations rassemblées pendant la préparation et l’établissement du calendrier, il est possible de dresser un budget prévisionnel qui vous permet de connaître le montant prévisionnel à allouer pour la réception. Vous avez deux méthodes pour aligner les dépenses par rapport à votre budget. La première méthode est de fixer le budget total. Cela vous permet de fixer également un budget par rubrique et par poste de dépenses. La seconde méthode est d’établir un budget détaillé par sous-tâches. C’est plus précis, mais elle nécessite beaucoup de temps et plus de travail en aval. Cette méthode vous permet de prévoir un budget plus ou moins précis et sans grosse surprise.

Trouver les prestataires de services :

C’est sans doute le travail le plus difficile dans l’organisation d’une réception. En effet, les prestataires peuvent être nombreux et il faut du temps pour rechercher, analyser, faire des comparatifs sur les offres et les conditions surtout à Paris. Heureusement qu’Internet existe. Les moteurs de recherche sont les meilleurs moyens pour dénicher les bons prestataires de services dans la capitale. Pour vous permettre de faire le bon choix, il est indispensable de définir des critères de sélection. En effet, la recherche en ligne peut vous fournir plusieurs noms de fournisseurs ou de prestataires de services. Mais pour les évaluer et les trier, les critères de sélection sont importants. Les critères de choix diffèrent suivant le type de services toutefois, en voici quelques suggestions :

  • La qualité de service
  • La proximité par rapport au lieu de réception
  • Les conditions de livraison
  • Les offres promotionnelles
  • Les garanties
  • Le prix